Die Basis von manageHR ist die elektronische Personalakte oder digitale Personalakte. In der elektronischen Personalakte werden alle relevanten Daten der Mitarbeiter digital eingetragen, die auch in einer konventionellen Personalakte geführt würden.

Viele der Daten werden in vordefinierte Felder eingetragen und können so vom System verarbeitet und genutzt werden.

• Geschäftsadresse mit Kontaktdaten (Telefon, Fax, eMail), Mobiltelefonnummer mit eventueller Privatnutzung
• Privatadresse mit Kontaktdaten, Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungen
• Führerscheindaten, Nutzung von Firmenkraftfahrzeugen mit Verwaltung von "Knöllchen" und Strafanzeigen
• Vertragsdaten, Qualifikationen, Weiterbildungen, Beurteilungen
• Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche, Krankenstand, Schichtpläne, Gleitzeitkonto
• und vieles mehr...

So ist es der elektronischen Personalakte möglich, den Mitarbeiter entweder in vordefinierten Abständen oder nach Bedarf automatisch aufzufordern z.B.

• Seine privaten Daten zu überprüfen und zu korrigieren
• Eine Kopie des Führerscheins einzureichen
• Die Verlängerung der Aufenthalts- und/oder Arbeitserlaubnis nachzuweisen

oder den Mitarbeiter

• zu informieren, dass ein neuer Schichtplan eingestellt wurde
• an den Ausgleich des Gleitzeitkontos zu erinnern
• auf den bevorstehenden Verfall des Vorjahresurlaubs hinzuweisen
• darüber zu informieren, dass die Bezahlung einer Verkehrsordnungswidrigkeit als Vorschuss vom nächsten Gehalt abgezogen wird

Des Weiteren bietet die elektronische Personalakte die Möglichkeit, ihr Dateien, Fotos und Scans hinzuzufügen - ganz so, als wäre sie ein Aktenhefter in den man ein zusätzliches Blatt legt.

Die elektronische Personalakte wird für jeden Mitarbeiter angelegt. Jeder Mitarbeiter gehört einem Unternehmen, Subunternehmen oder einer Abteilung an. manageHR ist so aufgebaut, dass die Unternehmensstruktur komplett abgebildet werden kann. Im (Sub-)Unternehmen oder der Abteilung werden Vorgesetzte und deren Stellvertreter definiert. Wechselt ein Mitarbeiter die Abteilung, wird der Mitarbeiter in der Personalverwaltung in die neue Abteilung verschoben. Hierdurch wird sichergestellt, dass bei allen Anträgen des Mitarbeiters automatisch die neuen Vorgesetzten oder dessen Stellvertreter informiert und um Zustimmung gebeten wird/werden.